TERMINOS Y CONDICIONES PARA EL ACCESO Y USO DE LA PLATAFORMA
“LegalKey Data Solutions”
Lea atentamente el contenido de los presentes Términos y Condiciones para el acceso y uso de LegalKey Data Solutions (En adelante la Plataforma en la Nube, la Plataforma, el Software o simplemente LegalKey Data Solutions), pues todas las obligaciones y derechos derivados de la contratación, acceso y uso de la Plataforma en la Nube, están regulados por las disposiciones contenidas en el presente documento, en la respectiva Orden se Servicio suscrita con el Cliente, así como por la legislación colombiana vigente y aplicable de acuerdo con la materia.
I. INTRODUCCIÓN
LegalKey Data Solutions es la Plataforma en la Nube para la administración de información asociada al Programa Integral de Datos Personales, de propiedad exclusiva de JÁCOME ABOGADOS S.A.S., una sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de Colombia, identificada con NIT N.º 901.475.637-8 y domiciliada en la calle 67 # 67-57 Oficina 504 de la ciudad de Bogotá (Quien para todos los efectos del presente documento también podrá denominarse el Proveedor, la Empresa o la Sociedad).
II. OBLIGATORIEDAD DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
Aceptación
Para contratar, acceder, registrarse, usar o realizar cualquier acción en LegalKey Data Solutions, es siempre obligatoria la aceptación de los Términos y Condiciones contenidos en este documento. Por lo anterior, acceder a la Plataforma, navegar, cargar información o cualquier uso dado a esta, implica la aceptación del carácter obligatorio y vinculante de la totalidad de los presentes Términos y Condiciones. En caso de no estar de acuerdo con estos Términos y Condiciones, deberá abstenerse de acceder o usar LegalKey Data Solutions de cualquier forma.
Renovación y Modificación
En virtud de la autonomía privada de la voluntad del Proveedor, los presentes Términos y Condiciones pueden ser revisados, ajustados o modificados en cualquier momento por la Sociedad, sin que sea necesario para ello contar con la aprobación de sus Clientes o Usuarios. La versión modificada de los Términos y Condiciones estará vigente desde que su contenido sea accesible para los Clientes o Usuarios en la Plataforma o en la página web del Proveedor. Por lo que es obligación del Cliente, revisar regularmente los Términos y Condiciones y conocer el contenido vigente.
III. LA PLATAFORMA
LegalKey Data Solutions es la Plataforma en la Nube para la administración de información asociada al Programa Integral de Datos Personales, especializada para el uso interno de organizaciones que actúen como Responsables bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia (como sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro, personas naturales e incluso personas jurídicas de naturaleza pública), la cual se presenta al público como un servicio accesible únicamente a través de Internet, bajo la demanda particular de cada uno de sus Clientes y a través de la modalidad de Software como Servicio o SAAS (Software as a Service) por sus siglas en inglés. Por tanto, el Proveedor proporciona y administra una serie de recursos informáticos, para permitir a sus Clientes acceder y usar la Plataforma, sin que para ello haya necesidad de interacción humana con el Proveedor del servicio, a cambio del pago de un precio por parte del Cliente de acuerdo con los planes de contratación vigentes, lo pactado en la respectiva Orden de Servicio y según los requisitos y condiciones contenidos en el presente documento.
Uso interno
El Cliente contrata el servicio de LegalKey Data Solutions para ser usado exclusivamente al interior de su organización y como usuario final. Quedando totalmente prohibido al Cliente vender, arrendar, licenciar, disponer o ceder de cualquier forma el uso parcial o total del servicio contratado con terceros que no estén vinculados contractualmente con el Proveedor.
No exclusividad
El acceso y uso que el Proveedor concede a LegalKey Data Solutions, no es exclusivo para sus Clientes y la configuración personalizada para aquellos está limitada. En consecuencia, es conocido por el Cliente que, el Proveedor presta a terceras personas un servicio igual al contratado por aquel, y que las funcionalidades de la Plataforma se limitan a las presentadas comercialmente, por lo que no se tramitarán solicitudes de diseño o desarrollo de funcionalidades distintas a las que contiene por origen la Plataforma.
Territorio
LegalKey Data Solutions está dirigida exclusivamente al territorio colombiano, por lo tanto, la Empresa no se responsabiliza por la operación de la Plataforma, ni por la legalidad o disponibilidad de su contenido, cuando se acceda a la misma fuera del territorio colombiano. Si el Cliente o un Usuario decide acceder por su propia iniciativa a LegalKey Data Solutions desde fuera del territorio colombiano, dicho acceso lo realiza bajo su responsabilidad y en todo caso se sujetará a las leyes locales de Colombia.
Actualizaciones y Mantenimiento
A la Plataforma se le realiza mantenimiento preventivo y se le implementan actualizaciones de forma periódica, siendo obligatorio para el Cliente usar la versión más reciente de la Plataforma disponible en el mercado. Las actualizaciones y mantenimientos se realizarán, durante periodos valle o durante periodos de poco uso de la plataforma (aproximadamente cada 2 meses o antes si es necesario).
IV. ACCESO Y USO DE LA PLATAFORMA
Tipos de Usuarios y Roles
El uso de LegalKey Data Solutions opera a través de la creación para el Cliente de Usuarios, los cuales podrán asumir el rol de Administrador, Líder, Invitado o Formación según lo pactado en la respectiva Orden de Servicio en virtud de los Módulos y las Herramientas de la Plataforma contratadas. Cada Cliente tendrá derecho a un (1) único Usuario Administrador. La limitación en el número de los demás roles de Usuarios estará limitada en virtud de la respectiva Orden de Servicio.
Los Usuarios de la Plataforma podrán asumir los siguientes roles:
Uso de Claves
Cada uno de los Usuarios creados para el Cliente, contará con un nombre de usuario y una clave de acceso personal e intransferible. La indexación del nombre y la clave del Usuario creado son suficientes para que el Proveedor constate la identificación del Cliente y conceda el permiso de acceso y uso de la Plataforma. Por lo tanto, el Cliente es el único responsable de la utilización, reserva y confidencialidad de los nombres de Usuario y de las claves de seguridad asignadas.
Medios Técnicos
Es obligación exclusiva del Cliente contar con los siguientes recursos para acceder y usar la Plataforma bajo el perfil de los Usuarios creados: a) Una conexión a Internet, la cual deberá ser de banda ancha, segura (idealmente no redes públicas) y estable con una velocidad mínima de subida y bajada de 5Mbps. b) Un equipo con las últimas actualizaciones del sistema, con al menos 2GB de memoria RAM, al menos 10 GB de espacio libre en su disco duro y un procesador de 64 bits de doble núcleo. c) Los siguientes programas instalados en el equipo: Lector de formato PDF Adobe Acrobat Reader (Última versión o equivalentes de proveedores que sean compatibles). d) Un navegador de internet moderno con Javascript habilitado, compatible con HTML5 y CSS3 (Recomendamos Google Chrome, Mozilla Firefox u Opera).
Aprovisionamiento
Después de haber firmado la correspondiente Orden de Servicio, haber aceptado los Términos y Condiciones de LegalKey Data Solutions, haber realizado el pago del valor del servicio de acuerdo con la forma de pago pactada en la Orden de Servicio, y que el pago sea confirmado por el área de contabilidad del Proveedor, este procederá a realizar la creación del Cliente en la Plataforma. Para lo cual serán necesarios datos básicos de aquel contenidos en el registro mercantil, y la indicación de los correos electrónicos asociados a cada tipo de Usuario. Realizado el aprovisionamiento, el Cliente recibirá un correo electrónico que le notificará la creación de los Usuarios con sus respectivas claves para ingresar a la Plataforma, de acuerdo con lo pactado en la respectiva Orden de Servicio.
V. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
Disponibilidad del servicio
El Proveedor ofrece un porcentaje de disponibilidad media del servicio de noventa y ocho por ciento (98%). En donde el porcentaje indica el tiempo durante el cual el servicio contratado estará operativo y en correcto funcionamiento por periodos de un (1) mes calendario.
Indisponibilidad del servicio
El tiempo de indisponibilidad del servicio se empieza a contar a partir del momento en que el Cliente reporta la falla a través de los canales de atención de Soporte Técnico dispuestos por el Proveedor, la existencia de la falla es verificada por el equipo de soporte y este le asigna al reporte su respectivo número de caso o ticket.
Se excluyen para el cálculo de disponibilidad del servicio, y por lo tanto no se contarán como indisponibilidad del servicio, los siguientes eventos: a) Ventanas de mantenimiento para la prevención y mejoras de la Plataforma programadas previamente por el Proveedor en periodos valle o durante periodos de poco uso de la Plataforma. b) Bloqueo de la Plataforma por ataque informático. c) Eventos de caso fortuito, fuerza mayor o el hecho de un tercero de conformidad con las normas que regulan la materia. d) Fallas en las instalaciones del Cliente, de los medios técnicos dispuestos por este y de causas imputables al mismo, tales como interrupciones de energía eléctrica, sobrecargas al sistema eléctrico, interrupción del servicio de Internet, entre otros. e) Fallas parciales de la Plataforma que no generan indisponibilidad total del servicio.
Penalizaciones por indisponibilidad
El incumplimiento en la disponibilidad media ofrecida durante un mes calendario y por causas imputables al Operador, será compensado al Cliente con un descuento en el valor mensual del servicio dependiendo de la duración total de la indisponibilidad en el correspondiente mes, conforme las penalizaciones que se identifican a continuación:
Dado que el servicio se paga por anticipado, las penalizaciones identificadas previamente se aplicarán en la siguiente factura que se genere al Cliente o como un reembolso al finalizar el contrato.
VI. SOPORTE TECNICO
El Proveedor presta soporte técnico a sus Clientes y atenderá todo requerimiento que verse estrictamente sobre aspectos tecnológicos de la prestación del servicio, relacionados con el uso y funcionamiento de la Plataforma. Éste se presta en idioma español, en un horario de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm, de forma escrita a través de los siguientes canales dispuestos a los Clientes: El chat de servicio de la Empresa disponible en su página web www.legalkey.info, el correo electrónico soporte@legalkey.info. Por lo que se excluye el soporte técnico en otro idioma, en horarios fuera del indicado, en días festivos o a través de canales diferentes a los anunciados. Recibida la solicitud de soporte por parte del Cliente, se creará el respectivo caso o ticket que permitirá hacer seguimiento al mismo y se dará respuesta en un máximo de cuarenta y ocho (48) horas hábiles contadas desde el momento de su recepción, indicando el método y actividades a llevar a cabo o de ser necesario, solicitando la programación de una conexión de asistencia remota a los equipos de cómputo del Cliente.
En todo caso, el servicio no contempla soporte en temas relacionados con fallas de hardware, redes, canales de datos, software ambiental o ataques informáticos, los cuales deben ser atendidos directamente por el Cliente. Así mismo, el Proveedor no está obligado a involucrarse en asuntos de análisis, diseño o metodología para elaboración de aplicaciones o funcionalidades distintas a las que contiene por origen la Plataforma, la cual fue contratado con las prestaciones definidas de acuerdo con el contenido de la respectiva Oferta Comercial y Orden de Servicio.
VII. PRIVACIDAD
Información
LegalKey Data Solutions permite a sus Clientes almacenar y gestionar información relacionada con su operación, la cual podrá ser información personal de identificación de terceros (como proveedores o trabajadores), información asociada al sistema (como usuarios, contraseñas, roles, permisos, parámetros, etc.), información de seguimiento y auditoría (como estado de cumplimiento), así como documentos de la organización (como políticas, manuales, procedimientos, reglamentos, contratos, etc.). En el manejo de dicha información, el Cliente se obliga a suministrar la información según las instrucciones recibidas en la inducción y a ser el exclusivamente responsable de la calidad y veracidad de la información que sea cargada en la Plataforma.
Almacenamiento
La información suministrada por el Cliente que sea cargada en la Plataforma estará almacenada en los servidores de un tercero quien será elegido y subcontratado por el Proveedor para proporcionar espacio de almacenamiento. Actualmente, el tercero elegido por el Proveedor se encuentra ubicado en un centro de datos de Estados Unidos, el cual es un país identificado por la Autoridad Nacional de Datos Personales como un país apto para el procesamiento de datos personales.
Copias de Seguridad (Backups)
Con el objetivo de evitar la pérdida de información en caso de catástrofe o contingencia mayor, diariamente a las 00:00 horas, el Proveedor realiza una copia de seguridad de toda la información suministrada por el Cliente a la Plataforma, la cual es almacenada de esta forma en los servidores de un tercero (elegido por el Proveedor) ubicados en el exterior, minimizando cualquier probabilidad de pérdida de datos.
Portabilidad y eliminación de la información del Cliente
La Plataforma dispone de múltiples opciones para que el Cliente copie y descargue su información en formatos ampliamente utilizados como Excel, Separados por Comas, PDF, etc. Así como también es posible que, todas las listas básicas del sistema se exporten en una estructura de archivo estándar. Por lo anterior, la portabilidad de las bases de datos del Cliente y la información en general cargada en la Plataforma, estará garantizada por el plazo establecido en la respectiva orden de servicio.
Una vez cumplido el plazo que se haya estipulado para la copia y descarga de la información por parte del Cliente, el Proveedor está autorizado para eliminar todo tipo de dato, base de datos o información en general del Cliente que este cargada en la Plataforma, sin que haya lugar a reclamación o indemnización alguna por los daños o perjuicios que se deriven de su eliminación. Sin embargo, es de conocimiento por el Cliente, que el Proveedor podrá conservar en los sistemas de producción con acceso inhabilitado para los Clientes, una copia de la información por el término de tres (3) años desde la resolución, rescisión, cancelación, anulación o terminación por cualquier causa del contrato de prestación de servicio, la cual se empleará de forma limitada para atender cualquier tipo de reclamación o queja por parte del Cliente. En caso que el Cliente desee que su información sea eliminada antes de cumplir el plazo mencionado, deberá solicitarlo al Proveedor.
VIII. SEGURIDAD
Seguridad compartida
En cuanto a la seguridad de la Plataforma en la Nube, el control se divide entre el Cliente, los Usuarios del Cliente, el Proveedor y su proveedor de almacenamiento en la nube. División de control que significa que tanto el Cliente como el Proveedor comparten las responsabilidades de proporcionar una protección adecuada a los sistemas basados en la nube, por lo que cada uno tendrá a su cargo la proporción de diferentes medidas de seguridad.
Provisiones Proveedor
Con el objetivo de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información almacenada y procesada en la Plataforma, el Proveedor se obliga a implementar los siguientes controles a nivel técnico y administrativo:
Provisiones Cliente
En virtud de la responsabilidad compartida respecto de la seguridad de la información almacenada en la Plataforma y el papel fundamental que juega el Cliente dentro de la cadena de seguridad de la información, el Proveedor ha incorporado en la Plataforma un conjunto de mecanismos que se ponen a disposición de los Clientes y Usuarios, para que, atendiendo a las necesidades y riesgos particulares de cada uno, estas medidas sean adoptadas e implementadas por el Cliente. Los principales controles técnicos y administrativos disponibles para el Cliente y que se recomienda implementar son:
Bloqueo por ataque informático
En caso de presentarse intentos de acceso no autorizados a LegalKey Data Solutions o cualquier tipo de ataque informático en contra de la Plataforma o de la información almacenada en aquella, el Proveedor está autorizado por el Cliente para adoptar como medida de seguridad, el bloqueo temporal del acceso y uso de la Plataforma con la única finalidad de salvaguardar a toda costa la información del Cliente, identificar el origen del ataque y controlarlo.
IV. PROPIEDAD INTELECTUAL
Propiedad del Software
En ningún caso, el acceso o uso de la Plataforma implica o constituye la transferencia, cesión, licencia o autorización sobre la explotación de cualquiera de los derechos que derivan de la Plataforma LegalKey Data Solutions, a menos que así conste de forma expresa y por escrito de documento que provenga de la Empresa. En su lugar el Cliente reconoce la propiedad exclusiva del Proveedor sobre el Software LegalKey Data Solutions y su facultad exclusiva de explotar los derechos patrimoniales de autor derivados de este, por lo que el Cliente deberá abstenerse de reproducir, comunicar, distribuir, transformar, subarrendar o comercializar LegalKey Data Solutions con un alcance diferente al pactado en la respectiva Orden de Servicio y en los presentes Términos y Condiciones. El hacerlo sin la expresa autorización de su propietario JÁCOME ABOGADOS S.A.S. constituye una infracción a los derechos de autor y podrá dar lugar al inicio de procesos de carácter civil o penal en contra de los infractores.
Propiedad de las marcas
El signo distintivos LegalKey Data Solutions es de propiedad exclusiva de JÁCOME ABOGADOS S.A.S. Bajo ningún supuesto el Cliente está autorizado para su uso o explotación. Por lo tanto, se considera expresamente prohibido el uso de este, so pena de verse incurso en las responsabilidades civiles y penales a que haya lugar.
Prohibiciones
Queda expresamente prohibido al Cliente todo acto de copia, reproducción, distribución, venta, comunicación al público, puesta a disposición, transformación, modificación, licencia, cesión y cualquier otro acto o modalidad de explotación comercial de la Plataforma en cualquier medio o formato online u offline, incluyendo, más no limitado a, medios electrónicos, digitales, mecánicos, de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole.
Por lo anterior el Cliente no podrá alterar, consolidar, modificar, adaptar, traducir descompilar, desmontar o aplicarle ingeniería inversa al Código Fuente del Software, hacerlo accesible a un número de Usuarios superior al determinado por el Proveedor, o permitir el uso del Software a personal de organizaciones diferentes del Cliente que figura como Responsable en el alcance de la respectiva Orden de Servicio.
X. ORIGEN DE LOS FONDOS
El Cliente que contrata el servicio de LegalKey Data Solutions, declara y sostiene que: a) El dinero con el cual realiza la contratación del servicio, es dinero que proviene de actividades totalmente lícitas. b) El dinero con el cual realiza la contratación del servicio no proviene de conductas penales. c) Su nombre no se encuentra incluido en los listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales. d) No permite a terceras personas, utilizar sus cuentas bancarias para realizar transacciones con dinero del cual desconozca su origen o provenga de actividades ilícitas.
En consecuencias de las anteriores declaraciones, el Cliente será responsable de la falsedad de alguna de aquellas ante la Empresa, por lo que también se obliga a indemnizar a la Empresa cualquier perjuicio que le cause con ocasión de la falsedad en sus declaraciones.
XI. SEPARACIÓN DE ESTIPULACIONES
Dado el caso de que alguna de las estipulaciones contenidas en los presentes Términos y Condiciones llegare a ser declarada ineficaz, nula o ilegal, dicha estipulación no afectará la eficacia, validez, legalidad o exigibilidad del resto de las estipulaciones que forman parte de los presentes Términos y Condiciones.
XII. JURISDICCIÓN Y LEY APLICABLE
Los contratos de prestación de servicios para el uso de LegalKey Data Solutions y cualquier reclamación relacionada con la Plataforma se regirán por la jurisdicción y legislación colombiana. Así entonces, cualquier controversia que surja o guarde relación con la operación de LegalKey Data Solutions será sometida a la jurisdicción no exclusiva de los juzgados y tribunales colombianos.
Validaciones es la Herramienta que te permite cargar documentos a LEGALKEY Data Solutions, para que el contenido de aquellos sea verificado conforme al cumplimiento de los lineamientos del Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.
Al seleccionar la opción “+ NUEVA” se habilita un formulario con casillas específicas para indicar “Asunto”, “Tipo de Documento”, “Ubicación de Titulares”, “Descripción”, entre otras casillas con información relevante para entender el contexto del documento que quieres que sea validado por LegalKey Data Solutions. Una vez hayas diligenciado la información solicitada en el formulario de creación y hayas seleccionado la opción “Enviar”, la Plataforma generará un N.º de Ticket con estado “Creado”, con el cual podrás hacer seguimiento a la evolución del Ticket.
Una vez tu Ticket es validado, podrás visualizar la respectiva respuesta de validación y en general visualizar la totalidad de los Tickets en la opción “Tablero”, así como agrupar los Ticket en virtud de su estado de “Creado”, “Validado” o “Cerrado”.